Protokół zdawczo-odbiorczy nieruchomości sporządza się w chwili przekazania jej najemcy, w chwili gdy najemca zwraca ją w posiadanie wynajmującego po zakończeniu najmu oraz przy jej sprzedaży. Celem protokołu jest udokumentowanie stanu lokalu z chwili jego przekazania, a także ochrona interesów stron, które na jego podstawie mogą od siebie dochodzić ewentualnych roszczeń.
W przypadku nieruchomości komercyjnych protokół jest dokumentem bardziej złożonym niż w przypadku nieruchomości mieszkalnych. Wynika to z faktu, że w lokalach użytkowych z reguły znajduję się dużo więcej wyposażenia, instalacji i sprzętów. Aby protokół był rzetelny i oddawał rzeczywisty wygląd lokalu wraz z wyposażeniem, należy w nim opisać stan każdego z pomieszczeń oraz każdego urządzenia, instalacji, sprzętów, rzeczy zainstalowanych na stałe oraz ruchomości z osobna. Im więcej szczegół zawiera poszczególny opis tym lepiej zabezpieczone są interesy stron. Wynajmujący po zakończeniu najmu będzie mógł sprawdzić, czy stan lokalu i wyposażenia nie uległ uszkodzeniu poza zużyciem wynikającym z normalnego użytkowania, a najemcy nie będzie mogła zostać przypisana odpowiedzialność za szkody istniejące w lokalu zanim został mu przekazany. W przypadku sprzedaży kupujący będzie mógł na podstawie protokołu dochodzić od byłego właściciela naprawienia szkody istniejącej w lokalu w chwili sprzedaży, a ten z kolei nie będzie mógł zostać pociągnięty do odpowiedzialność jeśli zgodnie z protokołem okaże się, że wada powstała w lokalu po jego wydaniu kupującemu.
Protokół należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron i przez nie odręcznie podpisany. Poza ich oznaczeniem powinny się w nim znaleźć szczegółowe dane przedmiotu umowy, a także wspomniany wyżej dokładny opis pomieszczeń i wyposażenia. Warto dodać do niego dokumentację fotograficzną, która będzie dokładniejszym udokumentowaniem stanu faktycznego.
W przypadku nieruchomości użytkowych protokół ma o tyle duże znaczenie, że umowy najmu takich lokali zawierane są często na długie okresy, po których upływie pamięć stron może okazać się zdradliwa, przez co ustalenie stanu nieruchomości będzie problematyczne. Ponadto charakter takiego najmu powoduje, że w lokalach takich bardzo często dokonywane są przez najemców poważne zmiany w układzie pomieszczeń, rozmieszczeń sprzętów, instalacji itp., które mają przystosować lokal do prowadzonej przez niech działalności. Na jak dużą ingerencję w nieruchomości mogą sobie pozwolić zależy od ustaleń stron, jednak nie zawsze warunek ten jest przez najemców respektowany. Wynajmujący na podstawie protokołu będzie mógł stwierdzić czy zmiany dokonane w lokalu mieszczą się w zakresie porozumienia stron.
Protokół stanowi załącznik do umowy i jest jej integralną częścią.
Pobierz wzór dokumentu